Stage de rhétorique

Introduction

Ce concours regroupa durant un weekend complet plus de 300 danseurs de 10 nationalités différentes. Les attentes de la direction étaient élevées sachant que le concours avait lieu mi-mars.

L’équipe avec laquelle j’ai collaborée, était localisée à Pont-à-Celles. Elle était composée d’une secrétaire expérimentée, d’un responsable son et lumière et d’une directrice, ancienne danseuse de revue actuellement directrice de l’école Dance’s Passion et chorégraphe reconnue dans ce milieu. Il m’a donc été demandé de réaliser, sous la supervision de la secrétaire, l’ensemble des documents administratifs du concours et ce dans un esprit Eco-Responsable. (imprimer le moins possible, imprimer recto-verso, limiter le nombre de badge, …)

J’ai choisi ce stage de rhétorique pour plusieurs raisons. Tout d’abord il alliait ma passion pour la danse. Mais il me laissait une opportunité de trouver des réponses à mes questions liées à mes futures études de secrétariat.

Pourquoi le secrétariat ?

Car ce métier me paraissait un métier de communication, de création et ou l’initiative était importante. Mon plan était donc de communiquer un maximum, de poser toutes mes questions et d’apprendre en un minimum de temps.

Relevé des tâches quotidiennes de mon stage rhétorique

Jour 1 – Prise de contact

• Prise de contact avec le secrétariat du Prix Arabesque.

• Découverte de l’envers du décor du projet planifié le 18 et 19 mars 2022.

• Parcours du site internet et des différents formulaires d’inscriptions ainsi que le règlement du concours.

• Après cette introduction, la secrétaire m’a présenté les différents fichiers MS-Excel et musiques qui ont été mis à ma disposition.

• S’en est suivi une réunion avec la direction afin de définir clairement les objectifs à atteindre en fin de semaine. A savoir, la création de listes multiples (alphabétique, discipline, âge…), la création et l’impression des badges à remettre aux danseurs à l’entrée du concours, l’organisation des différentes musiques dans l’ordre du passage du concours afin de permettre au responsable son de suivre plus facilement le déroulement et pour terminer la rédaction des formulaires à utiliser par les membres du jury.

Cette première journée m’a permis de structurer mon stage de rhétorique de A à Z et de bien comprendre les attentes de la direction. J’ai appris que le côté administratif demande rigueur, structure, motivation et concentration, tout comme dans le monde de la danse professionnelle.

Jour 2 – Création des listes dynamiques

La secrétaire m’a exposé la structure des différents fichiers informatiques afin de mieux comprendre où trouver les données utiles à la réalisation des différents documents demandés. 

Nous avons décidé= de réaliser les différentes listes demandées. Celles-ci ont été réalisées en MS-Excel et générées sous format Adobe Acrobat (PDF) afin de permettre une impression rapide dans un centre d’impression professionnel. La méthodologie choisie, est la création de liste sous forme de tableaux croisés dynamiques.

Néanmoins, nous avons dû retravailler les fichiers sources afin de s’assurer de la validité des données ainsi que du format des données.

Comme exemple, pour un même danseur présentant différentes disciplines, le nom de famille était parfois orthographié différemment, nécessitant quelques corrections.

Cette deuxième journée m’a permis de découvrir la facilité à laquelle on peut dynamiquement créer et modifier des listes en fonction des besoins du moment. Il est en effet très facile d’ajouter, de retirer des champs de données et de trier en fonction de multiples critères, ceci sans devoir recréer manuellement les listes. La journée s’est terminée par la vérification de l’état d’avancement avec la direction, très enthousiaste au vu des réalisations du jour.

Jour 3 – Création des badges

Nous avons commencé la journée par créer le modèle des badges en reprenant le logo du concours sur le site internet et en tenant compte de pouvoir différencier les différents types de badges (solo, groupe, jury, organisation…). 

Nous avons ensuite décidé, de commun accord, de la méthodologie à utiliser, à savoir, le publipostage entre MS-Word et MS-Excel. Que ne fut pas ma surprise lorsque la directrice nous a demandé d’ajouter la photo de chaque danseur sur les badges, cela me paraissait une tâche fastidieuse pour plus de 300 badges Après plusieurs essais infructueux et de multiples recherches sur internet, nous avons fini par réaliser notre premier badge, il ne restait plus qu’à lancer le publipostage afin de générer l’ensemble des badges demandés.

Cette troisième journée fut une complète découverte du concept du publipostage avant de revenir à des tâches beaucoup plus manuelles et répétitives à savoir le découpage des badges. 

En conclusion, l’automatisation est possible et permet de gagner beaucoup de temps néanmoins certaines tâches fastidieuses continueront toujours d’exister.

Jour 4 – Inventaire des musiques

Cette quatrième journée fut beaucoup plus agréable puisque nous avons écouté l’ensemble des musiques et ordonné les fichiers audio dans l’ordre du passage du concours. Cette tâche, bien que demandant précision et rigueur, fut musicale et relativement simple, n’ayant qu’à suivre les listes créées le jour 2. 

Il nous a néanmoins été demandé de tenir compte de plusieurs information, comme la durée de la musique, le début de la chorégraphie sur scène ou en coulisse,  …. Je n’ai pas réellement appris grand-chose durant cette journée si ce n’est que l’on peut prendre du plaisir tout en restant extrêmement concentré.

La journée s’est terminée par la remise, sur une clé USB, des documents et fichiers au responsable son et lumière ainsi que d’une liste reprenant les musiques ne respectant pas la réglementation du concours. 

La directrice se chargeant de prendre contact avec les différents danseurs impliqués.

Jour 5 – Création des formulaires Jury et diplômes

Lors de ce dernier jour, nous nous sommes concentrés sur la vérification de l’ensemble des documents créés durant la semaine. Néant trouvé aucune erreur flagrante! Nous avons généré les formulaires qui seront utilisés comme support de cotation, par les 6 membres du jury.

Pour ce, nous avons repris la même méthodologie que les listes à savoir la création de table pivot en MS-Excel. J’avoue avoir cherché un peu afin d’obtenir une mise en page irréprochable et automatisée. Avec l’aide de la secrétaire nous y sommes arrivés. 

Ayant encore quelques heures devant nous, j’ai proposé de participer à la création de diplôme remis aux danseurs les plus méritants. En effet cette tâche me paraissait simple à réaliser via un publipostage découvert en jour 3.

Durant cette dernière journée, j’ai appris que l’on n’apprend pas tous les jours. Mais que le métier de secrétaire peut parfois être répétitif. J’ai apprécié que la direction écoute et apprécie ma prise d’initiative.

Conclusion de mon stage de rhétorique

Travailler dans l’ombre d’un concours de danse international de renom était une réelle envie mais aussi une chance et une opportunité. De manière générale, ce fut très intéressant et passionnant car il m’a permis de voir l’envers du décor.

En effet, depuis mes 3 ans, je danse de manière semi-professionnelle à concurrence de 25 heures semaine. J’enseigne aussi hebdomadairement aux enfants, adolescents et adultes. Je participe à des concours internationaux comme le Grand-Prix de Monaco, le concours Odyssée de Lyon ou encore le Prix Arabesque de Belgique. Je ne regrette donc nullement mon choix de stage ! Mais en ce qui concerne le secrétariat et les études liées, j’espérais que ce métier offrait journalièrement une part de créativité, d’apprentissage et de communication. La réalité semble bien loin de cela ! Ce qui m’a permis d’affirmer que je ne suivrai pas cette voie dans mes futures études.

Les différents aspects de ce métier

Parlons du côté artistique, de l’invention, de l’innovation. Bien que libre de créer le format des badges, des diplômes et des listes, cette part de créativité a été limitée. Et oui malheureuse, cela est dû à certaines contraintes liées au côté Eco-Responsable demandé. Mais aussi par le besoin limité lié à la demande. Je m’explique, toute la structure des données, le format des listes (ce qu’elles devaient contenir), le contenu des badges, des formulaires du Jury… L’ensemble a été décidé par la direction du concours de manière préalable à ma venue. Et ce sans l’intervention de la secrétaire. La limitation du stage à 5 jours n’est donc pas lié à ce côté que je perçois négativement. Le secrétariat n’avait simplement qu’à proposer des mises en forme et après décision de la direction, d’implémenter celle-ci.  

Par opposition à ce côté négatif, j’ai apprécié le volet création. C’est-à-dire la mise en page, mise en valeur des informations et la liberté liée à celles-ci.

Le pourquoi de mes études

J’aimerais retrouver cela dans mes études et dans mon futur métier, mais de manière plus présente.

Un côté positif de cette semaine fut la découverte du monde MS-Excel et MS-Word, ou plus spécifiquement le publipostage et la création de table dynamique. Oui les heures passées à chercher sur Internet et à tester des solutions, ont été passionnantes. Mais il faut le reconnaître une fois la logique comprise, il ne reste plus qu’à appliquer. L’exemple de la création des formulaires utilisés par les membres du Jury est une parfaite démonstration. C’est un parfait exemple de répétition par rapport à la création des listes alphabétique, liste par ordre de passage voir la liste par ordre d’inscription.

Donc, de nouveau, le côté apprentissage était passionnant mais trop limité au regard du reste.

Un autre exemple, négatif lui aussi et quelque part abordé ci-dessus, serait le côté répétitif. En effet une fois la mise en forme acceptée, la logique, la technique de publipostage comprise, il ne restait plus qu’à générer les fichiers et à en demander les impressions. Sans oublier le découpage des badges ou l’agrafage des formulaires du jury. Je reconnais que toutes ces taches étaient importantes. Cela demandais précision et concentration, mais ce côté répétitif ne m’a réellement pas attiré ni motivé. L’aspect du travail dans un milieu de créativité informatique est lui beaucoup plus passionnant.

Ce côté infographique, de conception d’un projet, de réalisation, de matérialisation, de gestion, était lui fantastique, passionnant ! Il demande beaucoup de communication avec son client, une compréhension de son domaine d’activité. Mais aussi d’un certain pouvoir d’explication et de persuasion.

Feedback

Durant mon stage de rhétorique, il n’était pas prévu de réaliser les diplômes de manière automatisée. Mais après avoir prouvé durant 4 jours rigueur et capacité d’atteindre ses objectifs, j’ai osé. Et oui j’ai pris le risque de proposer la création de ceux-ci. La direction, de prime abord, n’envisageait pas de déroger de ses habitudes. Mais après avoir vu un préprojet et écouté mes arguments telle que la rapidité offerte lors de la délibération du concours, celle-ci a trouvé l’idée intéressante, voir innovante.

En conclusion, non les études de secrétariat ne sont pas pour moi. Mais merci à ce stage de rhétorique pour m’avoir ouvert les yeux. Néanmoins, je reste persuadé de vouloir travailler dans un domaine alliant communication, créativité et informatique. 

Je pense maintenant m’orienter vers des études en Publicité qui devraient rassembler tout cela.

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